Edvarda

Edvarda er verktøyet LÅT og deltagerne bruker for å administrere konsortielisensavtalene.

(temabilde: colourbox.com)

I løpet av våren 2017 gikk LÅT til anskaffelse av et helt nytt system for å administrere avtalene. Produktet heter ConsortiaManager og leveres av den danske leverandøren Subscription People. Edvarda er det lokale navnet som LÅT har tatt i bruk.

Edvarda er utstyrt med to grensesnitt:

  1. for konsortieadministrasjonen
    her håndterer LÅT-gruppen alle lisenskonsortiene
  2. for deltagerne
    her går institusjonene inn og administrerer avtaleforholdene sine

Hva kan jeg finne i Edvarda?

Deltagersidene

Hver deltager har sin egen institusjonsside hvor alle institusjonsopplysninger som er relevant for avtaleadministrasjonen er oppgitt. Dette gjelder blant annet juridisk navn, kontaktpersoner og IP-adresser.

Som startside når du logger inn vil du komme til et "dashboard" for institusjonen din, som gir oversikter blant annet over avtaler dere er med på, hvilke fornyelser/bestillinger som er gjort og hvilke avtaler som gjenstår å fornye.

Avtalesidene

Hver avtale LÅT administrerer har sin egen side i Edvarda, og som konsortiedeltager har du lesetilgang både til avtaler dere allerede er med på og avtaler dere ikke er med på. Avtalesidene inneholder:

  • beskrivelse av avtalen
  • informasjon om prisberegning
  • informasjon om produktene som tilbys
  • oversikt over lisensbetingelser

Statistikkmodul

Edvarda har en egen modul for innhøsting av brukerstatistikk, denne er under implementering.

Nyhetsbrev og varsler

Øverst på "dashboard"-siden finner du en boks som inneholder beskjeder fra LÅT. Herunder de månedlige nyhetsbrevene.

Hva kan jeg gjøre i Edvarda?

Administrere avtaleforhold

Hovedhensikten med Edvarda er at du som konsortiedeltager skal kunne administrere avtaleforholdene dine. Du kan melde deg inn i nye avtaler, fornye dine eksisterende avtaleforhold, bestille produkter og kansellere avtaler.

Vi tilgjengeliggjør alle signerte lisenser slik at du kan laste de ned for eget arkiv.

Administrere egne institusjonsopplysninger

Du har full redigeringstilgang til den informasjonen som ligger inne på institusjonssiden din.

Sende prisforespørsler

I Edvardas produktkatalog kan du melde inn prisforespørsler på de produktene som tilbys i alle avtaler.

Gi tilbakemeldinger på avtaler

Edvarda har en egen "survey"-modul hvor deltagerne kan evaluere avtaler og gi tilbakemeldinger som LÅT tar med seg inn i forhandlingene.

Oppdatere IP-adresser

På institusjonssiden kan du registrere og oppdatere IP-adresser. Hver gang du gjør en endring i IP-rekkene, sender Edvarda automatisk et varsel til de forlagene som institusjonen din har et avtaleforhold til om å oppdatere IP-informasjon i sine systemer.

Hvordan kan jeg komme i gang med å ta i bruk Edvarda?

Dersom du skal administrere avtaler for din institusjon og trenger å bruke Edvarda, ta først kontakt med oss og be om å få opprettet en brukerkonto. Du finner kontaktopplysninger i høyremargen på denne siden.

Når du logger inn første gang, har du gjerne fått et automatisk generert passord, evt et vi har laget til deg. Vi anbefaler derfor at du bytter passordet ditt den første gangen du logger inn i Edvarda. Du finner en User Guide som hjelper deg gjennom denne prosessen dersom du går på "More" - "Materials" inne i systemet. User Guide gir også beskrivelser av ulike operasjoner du kan gjøre inne i systemet.

Inne på "More" - "Materials" finner du også opptak av introduksjonswebinarene som ble tilbudt alle deltagerne i forbindelse med lanseringen av Edvarda. Her gir leverandøren av systemet en steg-for-steg veiledning i hvordan man skal bruke systemet. I tillegg inne på "Materials" finner du et dokument som heter "Huskeliste alle konsortiedeltagere" - denne kan være verdt å lese igjennom for å få oversikt over de oppfølgingene man bør gjøre som konsortiedeltager.

Edvarda og GDPR

25. mai 2018 trådte den nye europeiske personvernforordningen, The General Data Protection Regulation (GDPR), i kraft.

Personopplysninger i Edvarda

Edvarda krever registrering av brukere, og disse representerer sine institusjoner og registreres med navn og epost.

Personopplysninger om deg som blir registrert og behandlet i Edvarda er følgende:

  • navn
  • e-postadresse
  • institusjonstilknytning
  • evt. telefonnummer

Du kan laste ned Unit LÅTs oppdaterte personvernserklæring (pdf).

Nyttige lenker:

Publisert 11. juli 2018 16:43 - Sist endret 18. juli 2018 15:17