Rutiner

Denne delen gir en beskrivelse av rutinene som er aktuelle for konsortiedeltagere.

(Temabilde: colourbox.com)

  1. Verktøy for administrering av lisensavtaler

  2. Forhandlinger

  3. Innmelding i avtaler

  4. Fornyelse av avtaler

  5. Kansellering av avtaler

  6. Fakturering

  7. Prisforespørsler

  8. Håndtering av historiske abonnementer ("core subscriptions")

  9. Endring av IP-adresser og teknisk support

 

Verktøy for administrering av lisensavtaler

All håndtering av lisensavtalene gjøres i verktøyet Edvarda.

Gå til presentasjon av Edvarda


Forhandlinger

LÅT ønsker å være tydelige i gjennomføringen av forhandlingene. Derfor har vi rutiner rundt utsendelse av forhandlingsforberedelser og ønske om tilbakemelding fra deltagerne.

Forhandlingsforberedelser

Forberedelsene kan deles i tre hovedfaser. Den første fasen består i å analysere den nåværende avtalen og tidligere års statistikk. Den andre fasen består i å samle innspill fra deltagerne. I siste fase formuleres konsortiets ønsker og krav overfor leverandøren.

Tilbakemelding

LÅT oppsummerer analysen i første fase i et eget dokument som sendes til deltagerne i avtalen. Det er svært ønskelig at deltagerne gir innspill. Ut fra disse tilbakemeldingene vi vi formulere konsortiets krav overfor leverandøren.

Innledende møter

LÅT ønsker primært å få til en tidlig forhandlingsstart ved å møte de aktuelle leverandørene på UKSGs årskonferanse i april.

Forhandlingsprosessen

Forhandlingsprosessen med de ulike leverandørene forløper svært forskjellig. Vårt siktemål er å få forhandlede tilbud fra alle leverandører i løpet av august/september.

Endelig tilbud: utsending av informasjon om fornyelse, tilslutning og oppsigelse

Når avtalen er ferdig forhandlet, sender vi ut informasjon om at vi setter igang fornyelse/tilslutning.


Innmelding i avtaler

Fullmakt

Når vi går ut i forlagsverden og forhandler frem konsortielisensavtaler, handler vi på vegne av dere som er deltagerinstitusjoner - vi representerer dere. Når en lisensavtale skal undertegnes er det Unit som signerer på vegne av dere. Avtaleforholdet vil defineres å være mellom på den ene siden leverandøren, og på den andre siden Unit på vegne av deltagerinstitusjonene.

Det er derfor svært viktig å regulere forholdet mellom Unit og deltagerinstitusjonene. Det er også behov hos våre leverandører å kunne se og dokumentere at Unit er en instans som handler på vegne av andre. Det er her signerte fullmakter kommer inn.

Det er de følgende tre dokumenter som alle nye deltagerinstitusjoner må undertegne for å kunne melde seg inn i våre avtaler:

  1. Fullmaktsavtalen
  2. Fullmakt på norsk
  3. Fullmakt på engelsk

Videre må vi ha registrert hos oss hvilken eller hvilke personer som hos institusjonen har budsjettdisponeringsmyndighet, og dersom en annen person ved institusjonen skal gjøre avtalefornyelser og -innmeldinger må denne autoriseres.

Deltagerside i Edvarda

Med fullmakten signert og i orden, lager vi en deltagerside i Edvarda for institusjonen, og oppretter brukerkonto for de personene ved institusjonen som skal arbeide med lisensavtalene.


Fornyelse av avtaler

Fornyelse i Edvarda

All fornyelse av avtaler gjøres i Edvarda. Det er viktig å merke seg at selv om man har meldt seg inn i en avtale som er flerårig, må denne fornyes hvert år innenfor avtaleperioden. Fornyelsen som sendes inn via Edvarda er bindende for institusjonen, og den er en elektronisk signatur fra konsortiedeltageren på at avtalen fornyes for ett år av gangen.

På konsortiedeltagerens egen side i Edvarda finnes en oversikt over de avtalene som deltageren er med på, samt pris.

Når en helt ny avtaleperiode skal inngås, kaller vi det en fornyelse når en institusjon som melder seg inn allerede har et kundeforhold til den aktuelle leverandøren (den har vært med på forrige avtaleperiode). Vi kaller det innmelding når en institusjon melder seg inn i en nyopprettet avtale og ikke fra før har et kundeforhold til den aktuelle leverandøren.

Tidsperspektivet

Tidspunktet for oppstart av en fornyelsesprosess varierer fra avtale til avtale. Vi åpner for fornyelse så snart vi har alle priser for konsortiedeltagerne klare. Når fornyelsen aktiveres, går det ut et varsel fra Edvarda på e-post til de aktuelle deltagerne, med en tidsfrist på tre uker på å fornye avtalen.

Hva skjer etter at deltagerne har fornyet?

Når Unit har mottatt alle fornyelser fra et konsortium, samler vi sammen alt og behandler dette som en enkelt anskaffelse. De registrerte fornyelsene legges ved vår samlede bestilling til leverandøren. Leverandøren på sin side avventer den bekreftende bestillingen fra oss før de går igang med å aktivere tilgang for alle konsortiedeltagerne.

Automatisk kansellering

Edvarda opererer med såkalt hard deadline. Dette betyr at når fristen for fornyelse utløper, går status for de som ikke har svart over til autoreject - en automatisk kansellering. Derfor er det svært viktig at at alle deltagere overholder tidsfristen for fornyelse.


Kansellering av avtaler

Flerårige avtaler

Selv om det hos en flerårig avtale foreligger avtalefestede priser og gjeldende lisens for alle de aktuelle år, vil det i avtaleteksten ligge en klausul som sier at en deltager kan kansellere avtaleforholdet innen en gitt frist ved slutten av hvert avtaleår (drop-out).

Dersom en deltager ønsker å trekke seg fra en flerårig avtale, er det først og fremst viktig at leverandøren orienteres om dette. Videre må Unit ha bekreftelse på kansellering i Edvarda. Det er med andre ord to steg i denne prosessen:

  1. skriftlig beskjed til leverandør
  2. bekreftelse på kansellering i Edvarda
Vi har dermed følgende rutine for kansellering av flerårig avtale:
  1. Deltager orienterer leverandør om at vedkommende ønsker å trekke seg fra avtalen innen den avtalefestede drop out-fristen.
    Unit settes på kopi på henvendelsen til leverandør.
     
  2. Deltager bekrefter denne kanselleringen i Edvarda når avtalen åpnes for fornyelse. Kanselleringen i Edvarda blir da deltagerens elektroniske signatur på kanselleringen

Rekkefølgen på hvem som orienteres først av leverandør og Unit er uviktig. Spesielt for de avtalene hvor det er satt sene drop-out-frister kan det hende at fristen for å svare i Edvarda kommer først.

Ettårige avtaler

For ettårige avtaler blir dette litt annerledes, i og med at avtaleperioden ikke strekker seg over flere budsjettår. Ønsker man å trekke seg fra en ettårig avtale, holder det at deltager leverer kanselleringen i Edvarda når fornyelsen av avtalen er åpnet. Da vil fornyelsesfristen som er satt for avtalen være gjeldende.


Fakturering

Unit fakturerer alltid deltagerne i avtaleåret. Faktureringsrutinene hos oss forløper seg slik at Unit sender ut faktura til de deltagerne som har fornyet/meldt seg inn i avtalen, for deretter å betale den felles leverandørfakturaen.

Faktureringsrutinene kan kort oppsummeres slik:

  1. Bestilling. Etter at alle deltagere i et konsortium har svart på fornyelse av den gitte avtalen i Edvarda, sender Unit ut en felles konsortiebestilling til leverandøren. På bakgrunn av denne setter leverandøren opp tilgangen for kommende lisensår
  2. Fakturering av konsortiedeltager. På bakgrunn av fornyelsene sender Unit ut faktura til deltagerne. Siden vi fakturerer i norske kroner og leverandørfaktura
  3. Samlet faktura fra leverandør. Unit mottar den samlede konsortiefakturaen fra leverandøren og betaler denne.
  4. Avregningsfakturering. De fleste leverandørene er utenlandske og fakturerer i euro, dollar eller britiske pund. Ettersom Unit fakturerer deltagerne i norske kroner og før vi har betalt leverandørfakturaen, setter vi først en estimert valutakurs. Når leverandørfakturaen da etterhvert betales, og vi vet hvilken valutakurs som ble brukt, kjører vi en runde med avregningsfakturering for å justere til korrekt kronekurs.

Prisforespørsler

Prisinformasjon for mange av avtalene ligger tilgjengelig i Edvarda til enhver tid. Dette gjelder de avtalene som vi har en fast prismatrise på.

Når det kommer til de øvrige avtalene hvor det ikke foreligger en fast prismatrise, må du be oss om å få prisinformasjon. Alle slike prisforespørsler må gå via oss og ikke direkte mellom leverandør og deltager.

Inne i Edvarda vil alle tilgjengelige avtaler for din institusjon være listet opp i katalogen. Finnes det ikke pris for den avtalen du ønsker pris på klikker du på "Request Price"-knappen.

Gå til mer informasjon om prisberegning


Håndtering av historiske abonnementer/kjernetitler ("core subscriptions")

(Se definisjon av historiske abonnementer/"core subscriptions")

De avtalene som har historiske abonnementer/"core subscriptions" i tillegg til pakkeabonnementer er:

  • Taylor & Francis
  • Wiley
  • CUP
  • IOP
  • OUP
  • Elsevier Science Direct Freedom Collection

Husk at de historiske abonnementene inngår i Unit-avtalen ved siden av pakkeabonnementet. Ved innmelding i en slik avtale, skal de historiske abonnementene sies opp hos agent og overføres til Unit-avtalen. Dette betyr at de skal faktureres via Unit som en del av konsortieavtalen.

Historiske abonnementer må bekreftes hvert avtaleår, i forkant av fornyelse/innmelding i avtalen. Det er svært viktig at leverandør og institusjon har blitt enige om de historiske abonnementene før avtalen kan fornyes.

Vi følger denne rutinen for bekreftelse av historiske abonnementer:

  1. LÅT mottar lister fra leverandøren
    Leverandør oversender til LÅT en liste per deltager med de historiske abonnementene som de har oversikt over i sine systemer
     
  2. Deltagerne kontaktes
    LÅT kontakter alle deltagerne og ber dem kontrollere listene
     
  3. Kontroll og tilbakemelding
    Deltagerne kontrollerer og gir tilbakemeldinger til leverandør:
    - dersom alt er ok må leverandør ha bekreftelse
    - dersom noe må endres må dette meldes fra om
    NB. Alle spørsmål som dreier seg om historiske abonnementer rettes til leverandør
     
  4. Fornyelse/innmelding i Edvarda
    Etter at alle deltagerne har bekreftet eller meldt fra om endringer til leverandør, oversender leverandør oppdaterte tittellister til LÅT. LÅT i sin tur klargjør Edvarda for fornyelse av hele avtalen med følgende produkter per deltager som må fornyes:
    - pakke
    - historiske abonnementer

Endring av IP-adresser

Som konsortiedeltager i Edvarda registrerer du dine egne IP-adresser selv. Hver gang du legger inn en endring i IP-rekkene, sender Edvarda automatisk ut et varsel til de leverandørene som institusjonen din har et avtaleforhold til.

 

 

 

Publisert 27. okt. 2017 13:18 - Sist endret 19. des. 2018 12:37